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Papierloses Büro

paperwork 7. Nov. 2022

Das Thema Digitalisierung kommt in Deutschland bereits in den 1990ern auf. Im Jahr 2022 stellen wir überrascht fest, diesen Trend weder ausreichend behandelt noch umgesetzt zu haben.

Immer noch schicken Behörden und Institutionen Faxe. Immer noch sind deutsche Büros und Verwaltungen voll von Papier. Das hat unterschiedliche Gründe. Eines kann man jedoch mit Gewissheit sagen. Es liegt vor allen Dingen an dem Mangel an Ideen, wie man Prozesse alternativ gestalten kann.

Ein wichtiger Baustein im (weitestgehend) papierlosen Büro ist die Verwaltung von Dokumenten. Schriftverkehr, Rechnungen und andere Dokumente müssen archiviert werden, und zwar so, dass man sie möglichst zügig bei Bedarf wieder findet.

Dazu werden teilweise sehr komplexe DMS (Document Management System) eingesetzt. Sie decken diesen Bedarf und ermöglichen das Verwalten von relevanten Dokumenten über eine digitale Infrastruktur.

Besondere Vorsicht ist jedoch geboten, denn gerade bei wichtigen Dokumenten ist unerlässlich, diese nicht einer Blackbox zu überlassen. Von einer Blackbox spricht man in diesem Zusammenhang, wenn eine Applikation undurchsichtig ihre Dinge verrichtet. Wie abhängig möchte man sich von solch einer Anwendung machen? Was passiert, wenn alle Dokumente dort eingepflegt sind, sie aber aus diversen Gründen Dienst versagt? Im schlimmsten Fall, verliert man jeglichen Zugang zu allen Dokumenten, obwohl man eigentlich keinen Datenverlust erlitten hat, nur weil die Anwendung nicht mehr startet.

Gnome Paperwork Logo

Deswegen empfehle ich gerne die Anwendung Paperwork. Sie ist eine sehr übersichtliche DMS, mit der Besonderheit, dass alle Dokumente nicht etwa ein einer Datenbank, sondern im Dateisystem gespeichert werden. Die Anwendung ist Open Source, was in diesem speziellen Fall eine besondere Wichtigkeit darstellt.

Bei Closed Source Produkten ist man der Willkür des Unternehmens ausgeliefert. Hinzu kommt die Gefahr einer potentiellen Insolvenz. Wird die Software nicht mehr gepflegt, wird sie einige Jahre später vermutlich nicht mehr nutzbar sein. Paperwork hingegen gehört dem Gnome Projekt an und wird von einer breiten Community gestützt. Der Code ist offen und man kann die Dokumente mit gutem Gewissen dort einpflegen.

Da die Daten im Dateisystem gespeichert werden, verliert man niemals den Zugriff und kann sie für Arbeitsumgebungen mit mehreren Nutzern bequem synchronisieren; zum Beispiel über syncthing,  Seafile oder Nextcloud.

Die Handhabung des Programms ist sehr übersichtlich und pragmatisch. Dokumente werden mit einem Datum versehen und optional etickettiert. Außerdem wird eine Schrifterkennung durchgeführt. Genügend Kriterien, um ein Schriftstück problemlos wieder zu finden.

Ob und wie Sie ihren digitalen Papierkrieg in den Griff bekommen kann ich Ihnen gerne in einer persönlichen Beratung näher bringen.

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Jochen Demmer

Computer und Netzwerke bestimmen mein Leben. Open Source ist meine Umfeld.

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